Digitale - © Studio Notarile Claudia Cattaneo - Milano - Lombardia

Aree di attività / Settore digitale

Il Notaio digitale

I notai europei sono la categoria professionale più attiva nel settore della digitalizzazione dei documenti e dei processi digitali.

La digitalizzazione, se correttamente attuata, consente di ridurre il costo delle transazioni, senza perdere il beneficio della data certa, della certezza delle parti e del contenuto della transazione.

L’Italia si è posta all’avanguardia nell’uso legale della firma digitale, essendo il primo paese ad avere attribuito piena validità giuridica ai documenti elettronici fin dal lontano 1997.

LA FIRMA DIGITALE

La firma digitale, come dice il suo nome, sostituisce la normale firma apposta dalle parti (e dal notaio) ad un documento. Esistono vari tipi di firme elettroniche, la cui validità giuridica è indicata nel Codice dell’Amministrazione Digitale in base alle modalità con cui vengono rilasciate e ai controlli cui sono sottoposti i certificatori addetti al rilascio.

Le firme di tipo elettronico, attualmente vengono incorporate in un chip che può essere letto tramite un apposito lettore. Nei prossimi mesi sarà possibile usare anche negli studi notarili la firma di tipo grafometrico, ovvero apposta con una penna digitale su un tablet o altro tipo di strumento elettronico, senza doversi dotare di un’apposita firma digitale.

La sola apposizione di una firma digitale non è indice di per sè dell’apposizione da parte del legittimo titolare ed è per questo che l’intervento del notaio è comunque necessario per garantire anche la corrispondenza tra firma digitale e soggetto che materialmente la usa.

ATTO PUBBLICO INFORMATICO

L’atto notarile, nell’immaginario collettivo, si considera chiuso dall’apposizione della firma delle parti, seguita da quella del notaio e dall’apposizione del Sigillo di stato. Dal 2013, invece, è possibile che l’atto pubblico notarile venga formato anche in modo totalmente informatico anticipando l’agenda digitale del governo.

L’atto pubblico informatico è oggi obbligatorio esclusivamente per la stipula dei contratti di appalto di lavori, servizi e forniture con la Pubblica Amministrazione, ma per chi lo vuole è possibile stipulare qualsiasi atto.

Le parti, invece di firmare un documento cartaceo firmeranno con la propria firma digitale il documento informatico contenente l’atto stesso e i suoi eventuali allegati, seguiti dall’apposizione della firma digitale del notaio (che contiene firma e sigillo del notaio).

L’atto pubblico informatico verrà conservato in modo informatico attraverso un apposito sistema di Conservazione a Norma tenuto a cura del Consiglio Nazionale del Notariato su strutture di proprietà del CNN stesso e amministrate dalla propria società, Notartel S.p.A..

I vantaggi dell’atto pubblico informatico sono numerosi e risiedono:

• nella possibilità per le parti che magari vivono in luoghi diversi, di recarsi ognuna dal proprio notaio e stipulare l’atto consentendo lo scambio tra i due notai del documento formato digitalmente nel giro di pochi istanti;
  

• nella conservazione tramite i più avanzati sistemi di disaster recovery che possono mettere al riparo da eventuali rischi di danni all’originale conservato in modo analogico;
  

• nella capacità di rispondere ad esigenze specifiche di soggetti che interagiscono anche tramite sintetizzatori vocali con il mondo esterno, sia per fornire, sia per acquisire informazioni.
  

COPIE ED ESTRATTI DI DOCUMENTI INFORMATICI (PAGINA WEB)

Ai sensi dell’articolo 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – CAD), il notaio può rilasciare copie certificate di documenti informatici, laddove per documento informatico si intende "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti".

La copia avrà l'efficacia probatoria di cui all'articolo 2712 c.c. , ossia di una prova dichiarativa. Nel caso di rilascio di copia cartacea sarà necessario verificare se i contenuti della pagina web possano essere oggetto di trasposizione su carta.